MACROS EN MICROSOFT
EXCEL
CONTENIDO:
Definición:
Si utilizas
Excel frecuentemente es posible que en alguna ocasión te hayas encontrado
ejecutando una misma serie de acciones una y otra vez. Esas acciones que haces
repetidas veces se podrían automatizar con una macro.
Las Macros
en Excel son conjuntos de instrucciones que se ejecutan de manera secuencial
por medio de una orden de ejecución, claro está que una Macro puede invocar a
otras, logrando de esta forma obtener operaciones cada vez más complejas.
Grabadora de macros:
La grabadora de macros almacena
cada acción que se realiza en Excel, por eso es conveniente planear con
antelación los pasos a seguir de manera que no se realicen acciones
innecesarias mientras se realiza la grabación. Para utilizar la grabadora de
macros debes ir a la ficha PROGRAMADOR
y seleccionar el comando GRABAR MACRO.
En el cuadro de texto Nombre
de la macro deberás colocar el nombre que identificará de manera única
a la macro que estamos por crear.
La lista de opciones GUARDAR
MACRO EN permite seleccionar la ubicación donde se almacenará la
macro.
- · ESTE LIBRO: Guarda la macro en el libro actual.
- · LIBRO NUEVO: La macro se guarda en un libro nuevo y que pueden ser ejecutadas en cualquier libro creado durante la sesión actual de Excel.
- · LIBRO DE MACROS PERSONAL: Esta opción permite utilizar la macro en cualquier momento sin importar el libro de Excel que se esté utilizando.
También puedes colocar una Descripción para la macro
que vas a crear. Finalmente debes pulsar el botón Aceptar para iniciar con la
grabación de la macro. Al terminar de ejecutar las acciones planeadas
deberás pulsar el botón DETENER GRABACIÓN para completar la
macro.
Creación de un macro:
Para iniciar la grabación debes ir al comando GRABAR MACRO que se
encuentra en la ficha PROGRAMADOR lo
cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo.
Observa cómo he colocado un nombre a la macro y además
he especificado el método abreviado CTRL+D
para ejecutarla posteriormente. Una vez que se pulsa el botón Aceptar se
iniciará la grabación. Observa con detenimiento los pasos.
Al terminar los pasos se
pulsa el comando Detener grabación y la macro habrá quedado
guardada. Para ejecutar la macro recién guardada seleccionaré una nueva hoja de
Excel y seleccionaré el comando Macros.
Al pulsar el comando Macros se
mostrará la lista de todas las macros existentes y de las cuales podrás elegir
la más conveniente. Al hacer clic sobre el comando Ejecutar se realizarán todas
las acciones almacenadas en la macro y obtendrás el resultado esperado. Por
supuesto que si utilizas el método abreviado de teclado de la macro entonces se
omitirá este último cuadro de diálogo.
Ejecución de un macro:
Una vez creada una macro, la podremos ejecutar las
veces que queramos.
Antes de dar la orden de ejecución de la macro,
dependiendo del tipo de macro que sea, será necesario seleccionar o no las
celdas que queramos queden afectadas por las acciones de la macro. Por ejemplo
si hemos creado una macro que automáticamente da formato a las celdas
seleccionadas, tendremos que seleccionar las celdas previamente antes de
ejecutar la macro.
Para ejecutar la macro debemos acceder al menú VER MACROS, que se encuentra en el menú
MACROS de la pestaña VISTA, y nos aparece el cuadro de
diálogo Macro como el que vemos en la imagen donde tenemos una lista con las
macros creadas.
Debemos seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el
botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro.
EN CUANTO AL RESTO DE BOTONES:
- · CANCELAR: Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción.
- · PASO A PASO: Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic.
- · MODIFICAR: Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar.
- · ELIMINAR: Borra la macro.
- · OPCIONES: Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro.
Resumen:
Una macro puede definirse como la grabación de una
serie de tareas. Es la forma más sencilla de automatización – enseñe a un
programa los pasos que se necesitan para hacer algo, y el programa lo
ejecutará. Cuando se usa correctamente, las macros pueden ahorrarle horas
automatizando tareas sencillas y repetitivas.
Las macros en Excel están escritas en Excel VBA
(Visual Basic for Applications). Esta es una versión de Visual Basic (un
destacado lenguaje de programación Microsoft) desarrollado específicamente para
su uso en aplicaciones de tipo-Office. Las macros complicadas requieren un poco
más de trabajo. Necesitará tener un conocimiento más profundo de Excel VBA para
automatizar las tareas más complejas de su flujo de trabajo. Puede aprender más
sobre estas en este curso de Programación Excel con Macros.
Recomendaciones:
Si se desea que la macro ejecute una
gran cantidad de tareas, es preferible crear varias macros más pequeñas y luego
mediante una nueva macro, llamarlas para unir todos los procesos. Esto puede
ser útil incluso, si en algún momento se desea omitir alguno de los procesos,
no es necesario crear una macro enteramente nueva, sino que basta con no llamar
a la macro que se desea omitir.
Para crear una Macro se utiliza el
lenguaje de programación VBA, Visual Basic para Aplicaciones, si bien se puede
simplemente grabar sin tener conocimientos de programación, para ello basta con
que realices una secuencia de acciones y Excel se encargara de crear la Macro.
Cuando se establece el nivel de
seguridad de macros en Excel para Deshabilitar todas las macros sin
notificación, Excel ejecutará sólo las macros firmadas digitalmente o
almacenadas en una ubicación de confianza, como la carpeta de inicio de Excel
en su equipo.
Conclusiones:
Las Macros en Excel son útiles entre
otras cosas porque permiten la automatización de tareas repetitivas, por
ejemplo si se da cuenta que todos los días se encuentra creando la misma tabla
dinámica (pero con distintos datos), o colocando el mismo formato a una hoja,
entonces es el momento de automatizar dicha labor por medio de Macros.
El punto fuerte a favor del uso de
Macros, es que es sencillo de aprender a crearlas y ejecutarlas, crear Macros
es simple, y se puede llegar a ahorrar mucho tiempo remplazando aquellas tareas
repetitivas por Macros que usted mismo haya creado, uno de los primeros pasos
para acercarse al uso de Macros puede ser el comenzar a utilizar el grabador de
Macros.
Apreciación
de equipo:
Hay que tener en cuenta que los beneficios de las
macros de Excel, es poder automatizar las tareas que realizamos en nuestro día
a día, y los ahorros que logramos por medio de la automatización nos permitirán
ser más eficientes en nuestro trabajo, o en la actividad en la que nos
encontremos.
Glosario
de términos:
Automatizar: crear tablas
Bibliografía
o linkografia:
Agregar VIDEOS sobre el TEMA. Falta la PRESENTACION en Power Point. Saludos
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